El acceso y consulta de los fondos por parte de la Administración, de los ciudadanos y de los investigadores es libre y gratuito. Este derecho genérico tiene como limitaciones las derivadas del estado de conservación de los fondos o de aquellas determinadas por la normativa vigente.
La accesibilidad a la documentación está garantizada por detallados instrumentos de descripción (inventarios, catálogos, relaciones de contenido e índices). En algunas series documentales el acceso se efectúa a través de copias digitalizadas o microfilms. La consulta de buena parte de las actas capitulares y de los padrones vecinales puede realizarse on-line.
Para acceder a los fondos del Archivo Histórico deberá el investigador presentar la tarjeta de investigador, DNI o pasaporte y tener cumplidos 18 años de edad. Seguidamente, por cada libro o legajo consultado, cumplimentará la correspondiente ficha con sus datos personales y signatura.
Todos los investigadores que utilicen documentos y libros integrantes del Patrimonio Documental de Écija, custodiados en su Archivo Municipal, estarán obligados a manipularlos y consultarlos con el mayor cuidado para evitar cualquier tipo de alteración del orden o deterioro. En prevención de deterioros, está prohibido tomar notas apoyando directamente la ficha o folio sobre el documento objeto de consulta, así como incluir marcas u objetos entre los documentos y sólo se permitirá utilizar lápiz para la toma de notas. Los daños ocasionados maliciosamente, así como las posibles sustracciones, se pondrán en conocimiento de la Delegación de Cultura del Ayuntamiento, del Secretario/a Municipal y, en su caso, de las autoridades judiciales, para los efectos que procedan.
En caso de que la investigación realizada sea publicada, en la edición es obligatorio referir la procedencia de los documentos, citando el Archivo y la signatura de los mismos, según lo dispuesto en el artículo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos.
El acceso a la documentación de los últimos treinta años se rige por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.